Что такое ресурсный пул и чего в нём нет

Что такое ресурсный пул и чего в нём нет

Где это: Аллокации в верхнем меню Проект, раздел Ресурсы

Руководитель проекта смотрит на свою команду. Руководитель программы и директор PMO смотрят на людей предприятия целиком — и это другой взгляд, с другими вопросами. Без него решение о новом проекте принимается вслепую: неизвестно, найдётся ли на него человек, или обещание разобьётся о чужую перегрузку уже в следующем месяце.

Три вопроса пула

Кто чем занят и до какого числа. Кого не хватает по ролям. Кто перегружен, а кто свободен. Ответы собираются из назначений на проекты: других источников занятости у контура нет.

Экрана «пул» не существует

Есть три вещи, из которых пул складывается: список назначений, тепловая карта загрузки и выгрузка занятости. Сводную картину даёт только карта — суммарная занятость человека больше нигде не выведена, в том числе в его собственной карточке. Держите это в голове с самого начала: вопрос «а где посмотреть, чем занят Иванов» имеет ровно один ответ, и это карта.

Чего в пуле нет

Работы вне проектов — то есть основной деятельности большинства сотрудников. Отпусков и больничных: контур их не ведёт и о них не знает. Планового резерва под непредвиденное. И отработанных часов — но здесь нужна оговорка.

Про отработанные часы

Учёт рабочего времени в системе есть и включается признаком у проекта: у задачи и проекта считаются Распределенное время, Времени потрачено, Time Remaining и Прогресс, на форме задачи есть вкладка Расписания с кнопками Начало, Пауза, Продолжить и Стоп, а списанное складывается в ваш табель. Но даже полностью заполненный табель в пул не попадёт: загрузка в назначении — это процент, который человек вводит руками, и часы задач в него не входят ни при каком условии. Это две независимые картины, и складывать их нельзя. Отсюда типовое недоразумение: в табеле у человека может не быть ни часа, а в пуле он занят на сто двадцать процентов — противоречия нет, это разные величины.

Что из этого следует

Пул отвечает на вопрос «сколько человека обещано проектам», а не «сколько у него свободного времени». Разница принципиальна при разговоре с линейным руководителем: он видит человека целиком, вы — только проектную часть. Спор «он свободен» / «он занят» почти всегда об этом, а не о цифрах.

Кто ведёт пул

Назначения заводит руководитель проекта. Смотрит на пул целиком руководитель программы и директор PMO. Никто не «ведёт пул» как отдельную сущность — он складывается из назначений, и качество картины ровно такое, какова дисциплина заведения.

Что примет молча

Пустой пул при полной загрузке предприятия. Ни одного предупреждения о том, что назначений мало, нет. Первое, что стоит посмотреть, открыв раздел, — сколько всего записей и на сколько людей они заведены. Если назначений заметно меньше, чем работающих в проектах людей, картины нет, и карта показывает не занятость, а полноту заполнения.

С чего начать наведение порядка

Не с того, чтобы завести назначения на всех и вся, а с одной программы. Заведите назначения по её проектам целиком, закройте те, где работа кончилась, посмотрите карту. Полученная картина будет неполной по предприятию, но верной по этой программе — и на ней уже можно принимать решения. Попытка охватить сразу все юридические лица обычно кончается наполовину заведёнными данными, которым нельзя верить нигде.